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3 passos para estruturar um relatório de efetividade de PLD-FT de forma efetiva e adequada

Com a chegada do final do ano, as empresas reguladas do mercado financeiro começam as discussões e planejamento para realização do relatório de efetividade de prevenção à lavagem de dinheiro e financiamento ao terrorismo (PLD/FT). Buscando maior agilidade e não atribulando o time interno nas entregas do dia a dia, é comum que seja contratada uma empresa de consultoria para a realização dos testes de efetividade. Pensando nisso, a Procsy se especializou neste tema nos últimos anos.

Porém, se você atua em uma instituição regulada que ainda não está no momento de contratar uma consultoria para a elaboração desse report, deixo aqui algumas dicas de como você pode se organizar e como deverá proceder para realizar um relatório com qualidade seguindo as obrigatoriedades dos órgãos reguladores.

1-    Realize um planejamento minucioso sobre cada etapa do projeto e envolvimento das áreas de negócio

Defina e siga um cronograma detalhado para que o relatório seja concluído no prazo esperado. Sabemos que temos que disponibilizar o relatório de efetividade de PLD até dia 31 de março do ano subsequente ao ano do exercício em escopo (data base). Ou seja, o relatório de efetividade de PLD correspondente aos meses de janeiro a dezembro de 2023, deverão ser disponibilizados até 31 de março de 2024.

Neste cronograma devemos considerar principalmente:

a)     Prazo de validação dos controles internos de PLD-FT;

b)    Solicitação (e recebimento) de documentos;

c)     Seleção de amostras;

d)    Solicitação (e recebimento) das amostras para testes;

e)     Elaboração e formalização dos testes de efetividade;

f)      Recomendações de melhorias identificadas;

g)     Alinhamento com os control-owners;

h)    Elaboração e revisão do relatório;

i)       E, no caso das empresas com report para outros países, também é preciso considerar a tradução do relatório para a língua de comunicação com a matriz.

Durante o andamento do projeto, o ideal é que o cronograma seja monitorado e tenha uma atualização periódica de status com um envio formal aos envolvidos na gestão do projeto e Diretor responsável por PLD-FT dentro da instituição.

2-    Validação dos processos, controles internos de PLD-FT e execução dos testes de efetividade

Nessa fase serão levantados os controles internos de PLD-FT “in place” na organização, ou seja, os controles internos que estejam vigorando dentro do exercício em escopo (ano avaliado).

Caso a instituição esteja em fase de formalização de controles e ainda não tenha um escopo claramente definido, o ideal é usar como base a circular aplicável a fim de testar os controles que deveriam estar implementados, a fim de criar um plano de ação com base nas prioridades para o próximo exercício. O segundo cenário mencionado é muito comum em fintechs, insurtechs, empresas em fase de desenvolvimento e formalização de seus processos. Nestes casos, temos que ter em mente que é um cenário passageiro e que temos a oportunidade de apoiar a gestão em uma melhoria mais efetiva e direcionada com nosso trabalho.

Os principais processos que devem impreterivelmente constar no escopo dos testes de efetividade de PLD-FT, são:

a)     Formalização de política de PLD-FT: elaboração, diretrizes gerais, divulgação e aprovação;

b)    Estrutura de Governança de PLD-FT;

c)     Nomeação do Diretor responsável por PLD-FT na instituição;

d)    Procedimentos para conhecer clientes, funcionários, parceiros e terceiros (os famosos “KY’s – Know Your);

e)     Avaliação Interna de Riscos (AIR) dos clientes, operações, transações, produtos/serviços, funcionários, parceiros, terceiros e prestadores de serviços (análises dos perfis de riscos e alertas);

f)      Registro das operações / transações relacionadas;

g)     Monitoramento e análise das situações suspeitas;

h)    Comunicação periódica ao COAF;

i)       Monitoramento de Controles Internos de PLD-FT;

j)       Treinamentos de PLD-FT periódicos – aplicabilidade e certificados;

k)     Documentação disponível ao órgão regulador (relatórios dos anos anteriores);

l)       Auditorias de PLD-FT anteriores (internas e/ou independentes).

3-    Formalização e estruturação do relatório de efetividade de PLD-FT

O ideal é que o relatório seja estruturado no decorrer do projeto, e não deixar para estruturar e complementar na última fase. Isso porque, chegada a fase final, o processo de ajustes e revisão fica mais eficaz, pois teremos os findings e recomendações no momento que os identificamos e alinhamos com os control owners. Quando deixamos para depois, é muito comum esquecermos ou não explicarmos com tanta riqueza detalhes importantes que deveriam ser formalizados no relatório.

Nas circulares de prevenção à lavagem de dinheiro dos órgãos reguladores, geralmente temos um direcionamento do que o relatório deve conter especificadamente, por isso, é recomendado que você leia com atenção a circular correspondente ao seu mercado. Porém, com o objetivo de facilitar na sua estruturação, deixo a seguir uma estrutura modelo a fim de ser um ponto de partida:

a)     Termos e Definições – ter um glossário e dicionário de termos é importante quando elaboramos qualquer tipo de relatório. Temos sempre que partir do pressuposto de que o leitor é leigo no tema e não conhece os termos e siglas que constam no relatório;

b)    Introdução, Objetivo e Aplicabilidade;

c)     Metodologia de Avaliação de Efetividade – aqui você irá informar quais critérios usou nas avaliações de efetividade, tais como: critérios de amostragem, definições de impacto e probabilidade, tipos de riscos, tipos de controles testados etc.;

d)    Estrutura de Governança de PLD-FT e Qualificação dos Avaliadores;

e)     Avaliação de efetividade e abordagem dos trabalhos – aqui todo o detalhamento e resultados do item 2 deverá ser explicitado;

f)      Oportunidades de Melhorias;

g)     Planos de ação atualizados;

h)    Sumário executivo de report ao COAF – esta costuma ser uma demanda mais voltada para seguradoras;

i)       Conclusão;

j)       Manifestação do Diretor Responsável por Compliance e PLD-FT;

k)     Formalização das Aprovações Internas e Ciência.

A elaboração do relatório de efetividade de PLD-FT contempla uma profunda análise e testes dos controles relacionados aos processos apresentados neste artigo e que, idealmente, deve ser realizada por uma entidade independente à entidade dona dos processos, com o objetivo e foco de melhoria contínua e adequação às melhores práticas de mercado.

Caso você opte por, neste momento, realizar este trabalho internamente, este artigo será um bom direcionador para o planejamento e execução desse trabalho, mas não exclui a necessidade de leitura e estudo da circular a qual sua entidade deve seguir, no caso das fintechs a circular BACEN 3978, e no caso das seguradoras/insurtechs a circular SUSEP 612.

A Procsy atua como um parceiro com soluções práticas e adaptáveis a diferentes tipos e tamanhos de negócios. Somos especialistas no atendimento a Fintechs e Seguradoras em programas de Prevenção à Lavagem de Dinheiro e Financiamento ao Terrorismo (PLD-FT), gestão de riscos e auditoria interna.

Clique aqui para saber mais.

Por Mayara Correa – Dezembro/2023

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