1. Identificação de Documentos Relevantes

• Políticas e Procedimentos: Coletar todas as políticas e procedimentos relevantes para a área ou processo que está sendo auditado.

• Relatórios Financeiros: Revisar balanços, demonstrações de resultados, fluxos de caixa e outras demonstrações financeiras.

• Documentação Operacional: Incluir manuais de operações, registros de produção, relatórios de controle de qualidade, etc.

• Relatórios de Auditorias Anteriores: Analisar os relatórios de auditorias anteriores, incluindo auditorias internas e externas.

• Registros de Conformidade: Verificar registros de inspeções regulatórias, certificações, licenças e outras documentações de conformidade.

• Contratos e Acordos: Revisar contratos com fornecedores, clientes e outros parceiros comerciais.

• Registros de Recursos Humanos: Incluir descrições de cargos, registros de treinamento, avaliações de desempenho, etc.

2. Análise dos Documentos

• Verificação da Conformidade: Comparar os documentos revisados com os requisitos legais, regulamentares e políticas internas para verificar a conformidade.

• Avaliação da Integridade e Precisão: Verificar se os documentos são completos, precisos e livres de erros.

• Identificação de Anomalias: Procurar por inconsistências, irregularidades ou sinais de não conformidade.

• Documentação das Evidências: Registrar todas as descobertas, anotações e observações feitas durante a revisão dos documentos.

1. Planejamento das Entrevistas

• Identificação dos entrevistados: Selecionar os funcionários que possuem conhecimento relevante sobre o processo ou área a ser auditada. Isso pode incluir gestores, supervisores e funcionários operacionais.

• Elaboração de um Roteiro: Preparar uma lista de perguntas e tópicos a serem abordados durante a entrevista. As perguntas devem ser claras, objetivas e pertinentes ao objetivo da auditoria.

• Agendamento das Entrevistas: Agendar as entrevistas com antecedência, informando os entrevistados sobre o propósito da auditoria e os tópicos a serem discutidos.

2. Condução das Entrevistas

• Introdução: Explicar o objetivo da entrevista e garantir confidencialidade das respostas dos entrevistados.

• Perguntas Abertas: Fazer perguntas abertas para obter uma compreensão detalhada das operações, processos e controles. Por exemplo, “Você pode descrever o processo de aprovação de despesas na sua área?”

• Perguntas Específicas: Fazer perguntas específicas para esclarecer dúvidas ou obter detalhes adicionais sobre pontos críticos. Por exemplo, “Quais são os principais desafios que você enfrenta ao seguir as políticas de conformidade?”

• Observação: Observar a linguagem corporal e o comportamento dos entrevistados, que podem fornecer informações adicionais sobre o ambiente e a cultura da organização.

• Registro das Respostas: Tomar notas detalhadas das respostas dos entrevistados para referência futura.

3. Análise das Entrevistas

• Comparação com Documentação: Comparar as informações obtidas nas entrevistas com os documentos revisados para identificar discrepâncias ou confirmar dados.

• Identificação de Tendências: Procurar por padrões ou tendências nas respostas que possam indicar áreas de risco ou pontos de melhoria.

• Validação das Informações: Confirmar a precisão das informações coletadas através de entrevistas cruzando-as com outras fontes de dados.

Seguindo esses passos, você poderá coletar informações de maneira eficaz durante uma auditoria, garantindo que todas as áreas críticas sejam cobertas e que as conclusões sejam baseadas em evidências sólidas e detalhadas.