Uma empresa é composta por áreas, setores e diretorias que podem variar de acordo com seu tamanho, complexidade, área de atuação, nacionalidade e tantos outros motivos.
Geralmente, quanto maior é a dimensão da empresa, mais complexa é sua estrutura, porém todas possuem a mesma necessidade, necessitam de regras, normas que controlem processos.
Em muitos casos estas normas existem, porém não formalizadas, não oficiais aos olhos dos colaboradores, em outros casos, até encontramos umas regras, porém sem eficácia, ou por estarem desatualizadas pelo tempo sem passarem por revisão periódica ou por terem sido escritas sem uma boa base de conhecimento dos próprios processos. Em ambos os casos temos detectada a falta de controles formais.
Quando falamos em processos devemos nos lembrar que estes processos podem envolver uma ou mais áreas, porém, cada processo deve atuar como uma engrenagem em um motor que precisa funcionar corretamente.
Não é incomum, em grandes organizações com estruturas muito departamentalizadas que suas áreas internas se assemelhem a um conjunto de várias empresas dentro da grande empresa.
Com esta complexidade podemos notar que precisamos identificar os processos e suas necessidades, em nosso caso, necessidade de estabelecer normas por processo.
Em um mundo ideal, ao se criar uma empresa ou, na criação de uma área, o correto seria seguir padrões, especialmente o mapeamento dos processos envolvidos, seus riscos inerentes, e outros controles, desta forma, teríamos um bom alicerce para a construção de uma área sólida, porém, sabemos que as empresas se desenvolveram ao longo dos anos sem esta preocupação.
Existem casos em que esta necessidade é padrão quando da criação dos processos, normalmente trata-se de empresas modernas, com conceitos modernos de visão de processos.
O que pudemos observar ao longo de nossa experiência é que, quando há a necessidade, fazemos o mapeamento de áreas e processos que já existiam, o que é um pouco mais complexo, porém necessário.
Neste livro trataremos a ação de mapeamento dos processos como uma das mais importantes ferramentas para se desenvolver Normas e Políticas para empresas.
Também devemos lembrar que processos de negócios são vitais, todos devem estar integrados em si, para o bom funcionamento da organização.
A história da evolução destas organizações, de suas áreas e atividades nos indica que, muitas atividades do cotidiano se desenvolveram com o conhecimento sendo passado pessoa a pessoa, desta forma, perpetuando virtudes e falhas nas atividades. Podemos dizer que desta forma nasceram as primeiras Normas, ainda não formais.
Paralelamente a isto, percebe-se a necessidade de colocá-las em papel, manuais ou outros instrumentos que poderiam auxiliar na troca de informações, assim começamos a perceber que as organizações começaram a fazer a transição das normas informais para formais ou, tácitas para expressas.
Quase sempre seguindo a mesma rotina, primeiro nasciam os processos e depois suas regras formais.
Naturalmente e, dependendo da forma como estas atividades eram transmitidas à próxima, haveria distorções nas informações e consequentemente na padronização das atividades.
Por Marcos Assi e Vlamir Garcia trecho do livro: Procedimentos Operacionais – Como implementar normas e mapear processos para uma gestão eficiente da Saint Paul Editora – 2023
