As mudanças constantes do mercado corporativo e dos cenários econômicos e políticos são motivos mais do que suficientes para levar uma empresa a elaborar um plano de contingência. Este documento tem o objetivo de reunir as medidas a serem tomadas em situações que afetem os negócios de forma inesperada.
Por mais que a empresa enumere diferentes situações de risco, existem aquelas que fogem totalmente do controle e exigem frieza e precisão dos gestores para absorver os impactos e gerar a menor quantidade de danos possível.
Não ter um plano de contingência pode vir a comprometer o futuro de uma organização, dependendo do problema a ser enfrentado. Sendo assim, a elaboração do documento vai permitir que a reação diante de um quadro crítico seja mais rápida e efetiva.
Entre as consequências positivas que um plano de contingência oferece estão:
- Promoção da boa imagem da empresa;
- Auxílio no desenvolvimento do negócio;
- Criação de um guia de conduta mais efetivo;
- Noção mais clara dos riscos corporativos;
- Atenção maior e mais ágil diante dos problemas;
- Maior chance de preservação dos recursos materiais e de vidas.
Plano de contingência, um divisor de águas na pandemia
Um exemplo real da eficiência de um plano de contingência se deu durante os meses de isolamento social provocados pela pandemia. As empresas que não estavam preparadas para trabalhar remotamente viram os indicadores de resultados despencarem e o futuro do negócio tornar-se incerto.
É fato que as empresas que já adotavam modelos de negócio híbrido ou remoto sentiram menos o impacto da pandemia, já as que tinham um plano de contingência o adaptaram à realidade do cenário e sofreram de maneira severa. Outras até lucraram ao fazer mudanças pontuais no modelo de negócio.
Um plano de contingência deve ser elaborado levando em consideração alguns cenários, entre eles:
- Crises políticas;
- Crises econômicas;
- Incêndios;
- Problemas com perda ou roubo de dados;
- Furtos e assaltos;
- Acidentes de trabalho;
- Greves;
- Desastres naturais;
- Falta de energia ou água por períodos prolongados;
- Demissão em massa;
- Fraudes e escândalos.
A elaboração do documento é um excelente caminho para despertar nas equipes de gestão de risco a necessidade de pensar de forma macro a respeito de riscos e ameaças, tanto de dentro para fora como de fora para dentro das empresas.
Esse comportamento proativo e alerta fomenta boas discussões e permite uma tomada de decisões mais segura, no menor tempo possível, para mitigar as consequências negativas.
Vale ressaltar que um plano de contingência não é imutável e pode ser ajustado a qualquer momento.
Como montar um plano de contingência?
Alguns pontos podem ajudar a sua equipe a se organizar na elaboração de um bom plano de contingência. Veja:
- Determine quem vai trabalhar no plano
Todo projeto conta com uma equipe definida, que se conhece, se completa e trabalha em prol dos resultados. Se a sua empresa ainda não tem um grupo dedicado a este fim, é hora de dar o primeiro passo. O comprometimento é a base para que o plano de contingência seja feito com seriedade. - Envolva pessoas estratégicas
É comum que as empresas montem um grupo de contingência que extrapole as paredes da empresa. Esta medida ajuda na criação de uma visão macro dos possíveis problemas e da análise por diferentes esferas. Há quem inclua no comitê alguns clientes, fornecedores, vizinhança, órgãos governamentais e até outras empresas do mesmo setor ou de segmentos correlatos. - Identifique os riscos
Um plano de contingência é criado com base nas possíveis ameaças que podem comprometer o desenvolvimento de um negócio. Portanto, caso a equipe de gestão de riscos não seja a mesma que vai elaborar o plano de contingência, todos os integrantes precisam estar com a comunicação alinhada para que o documento atenda prontamente às necessidades da organização. - Informe e treine todos os colaboradores
É importante que o corpo de funcionários tenha conhecimento dos riscos e do plano de contingência da empresa. Todos os departamentos precisam estar em compliance com o documento e adotar uma postura de corresponsabilidade, seguindo um guia de conduta e colocando as ações em prática quando necessário para mitigar os danos. - Faça mudanças sempre que necessário
O plano de contingência, assim como o plano de GRC (Gestão de Riscos Corporativos), pode ser revisto e atualizado periodicamente. As ameaças precisam ser revisadas para que novas ações possam ser definidas. Assim, a empresa exerce sua proatividade diante dos incidentes e mantém sua perenidade.
A elaboração do plano de contingência pode, e deve, contar com o suporte da tecnologia. Ferramentas especializadas, como a plataforma desenvolvida pela Perinity, permitem que as equipes de gestão de risco concentrem em um mesmo local todas as informações que precisam para entender cenários e tomar decisões.
A plataforma é modular e pode integrar diferentes recursos de forma simples e rápida. As funcionalidades permitem automatização de atividades repetitivas e geração de relatórios aprofundados.
