O desenvolvimento de relatórios é essencial na transmissão dos resultados de uma auditoria interna. Um relatório bem estruturado promove a comunicação e facilita o entendimento das partes interessadas. Planos de ação bem construídos. Serão um dos resultados!
Mas como explorar todo o potencial e desenvolver de forma inteligente esse tipo de comunicação? Confira abaixo dicas práticas para uma boa escrita de relatórios:
Entenda os objetivos da área auditada
A Auditoria Interna auxilia uma organização a realizar seus objetivos, portanto, nada mais natural que:
· Questionar os gestores sobre seus objetivos para o curto e longo prazo no início do trabalho;
· Alinhar o escopo de forma a endereçar os riscos e oportunidades que possam auxiliar o alcance destes objetivos;
Em alguns casos não teremos objetivos formalizados, o que não invalida o questionamento. Como boa prática, devemos avaliar o ambiente de controles – e isto é um julgamento, que pode ser facilitado quando utilizamos os objetivos em relação aos fatos apurados.
Analise os indicadores de desempenho
Faça um inventário dos indicadores utilizados. São suficientes para mensurar a performance frente aos objetivos? Confirmam os pontos fortes da análise SWOT?
Revise o processo de construção e integridade. Relatórios de performance são imprescindíveis para a sua organização e por isso devem fazer parte do seu escopo de trabalho.
Elabore um plano de análise de dados
O maior desafio é interpretar. Dificilmente os dados serão determinísticos, porém irão revelar tendências e situações fora do comum que serão estudadas com maiores detalhes em testes documentais. O importante é elaborarmos um planejamento, considerando como obter as bases e as ferramentas utilizadas para extração, visualização e manipulação dos dados. Entretanto, nada substitui a sua criatividade e julgamento na determinação das análises que serão realizadas.
Desenvolva o relatório com as melhores técnicas!
Uma forma de facilitar a construção do relatório é a elaboração de uma forma estruturada em atributos, tal qual recomendada pelo Institudo dos Auditores Internos.
Em nossos trabalhos, obtivemos ótimos resultados quanto a eficácia dos auditores internos na escrita (evitando textos longos e desconexos) e principalmente na maior facilidade de entendimento pela administração. Veja no exemplo deste ponto a seguir:
R$200.000,00 em itens de estoques adquiridos sem necessidade
Critério: norma ou procedimento informal que estabelecem as “regras” para a execução da atividade. Ex: Itens de estoque devem ser adquiridos de acordo com o nível de pretendido para o trimestre e considerando o estoque mínimo necessário.
Condição: resultados dos testes dos auditores internos sobre os critérios estabelecidos. É o que está acontecendo “de fato”. Ex: Durante três meses foram adquiridos um volume de estoques acima da necessidade estabelecida.
Causa: razão pela qual os objetivos de controle não estão sendo atingidos. Dependendo da situação será preciso investir um bom tempo nesta análise. Ex: Os registros de materiais devolvidos não foram feitos, materiais com unidade de medida toneladas foram registrados como quilos, dentre outros aspectos. Observou-se que os funcionários não foram treinados propriamente.
Efeito: São as consequências, as quais devem ser mensuradas financeiramente e/ou quantitativamente considerando todo o universo populacional, sempre que possível. Ex: R$200.000 foram adquiridos sem necessidade.
Recomendação e plano de ação: O Gerente concordou em treinar periodicamente os funcionários, assim como gerar relatórios de inventários e testes em relação ao input correto em relação ao recebimento das devoluções.
Essa forma de escrever relatórios, além de estar alinhada com a metodologia internacional, irá promover uma melhor comunicação entre auditores e áreas auditadas.
Não se esqueça da linguagem que deve ser clara e objetiva: evite o uso excessivo de termos técnicos e busque uma comunicação simples. O relatório deve ser compreendido por qualquer pessoa que o leia, garantindo que as conclusões e recomendações sejam facilmente assimiladas pelas partes interessadas.
Esse artigo foi escrito por Rafael Piccolo, Certified Internal Auditor (CIA), Certified Risk Management Assurance (CRMA) e instrutor do curso “Escrita Inteligente de Relatórios” da KPMG Business School.
