O mercado está cada vez mais competitivo e, por isso, muitas organizações têm apostado no mapeamento de processos para alinhar e otimizar os fluxos. Indispensável para quem deseja tornar sua instituição mais competitiva e perene, a ferramenta permite uma análise completa de conformidade e etapas do negócio.
Em outras palavras, é possível visualizar a empresa como um todo, observando o início, o meio e o fim dos processos. Isso inclui, também, a análise, avaliação e monitoramento dos riscos, ameaças e oportunidades inerentes ao negócio.
Com uma visão macro do que está correto e o que precisa ser melhorado, esse tipo de mapeamento oferece aos gestores uma clareza maior do andamento da empresa. Mas a sua importância vai além. Entenda mais abaixo.
Quais são as vantagens do mapeamento de processos?
Um negócio é composto por diferentes departamentos e etapas. Ao estabelecer um processo, espera-se que as tarefas sejam realizadas corretamente por todos os profissionais. Mas, sabemos que nem sempre isso acontece, ainda mais em um mercado volátil como o nosso.
Erros humanos e operacionais, bem como as incertezas externas, podem influenciar esse fluxo de atividades, colocando em risco a entrega final. E é neste ponto que entra o mapeamento de processos.
Na prática, o conceito se mostra essencial para companhias de todos os setores, indo muito além de identificar os processos e apontar lacunas e melhorias. Isso porque ele também permite documentar as etapas e fluxos, deixando todos os colaboradores na mesma página – o que, em outras palavras, facilita o cumprimento das normas e aumenta a produtividade.
Afinal, entender quais são os riscos e os gargalos do negócio, identificar os responsáveis por cada etapa do processo e provisionar os custos são elementos essenciais para quem deseja uma empresa perene.
Como fazer o mapeamento e a gestão de riscos?
O mapeamento de processos e a gestão de riscos andam de mãos dadas, sendo um complementar ao outro. Afinal, muitos dos problemas de uma empresa podem vir de riscos existentes, mas não previstos, e vice-versa.
Com isso, identificar as ameaças e planejar respostas adequadas é essencial para minimizar, ou, até mesmo, evitar essas situações. E isso inclui entender o processo como um todo.
O primeiro passo é, justamente, realizar um reconhecimento e análise dos processos e falhas, levantando todas as atividades principais da empresa e o encadeamento entre elas. Uma forma eficiente de fazer isso é com o apoio de ferramentas visuais, que permitam identificar de forma simples e objetiva os pontos de melhoria.
Atualmente, existe uma série de ferramentas e tipos diferentes de mapeamento no mercado, tais como fluxograma, mapafluxograma, Business Process Model and Notation (BPMN), entre outros.
Há, ainda, softwares completos que permitem a integração entre as áreas, documentos e processos, facilitando o mapeamento e a gestão dos riscos. Com eles, é possível, por exemplo, desenhar as etapas de forma muito mais eficiente e entender, de fato, todas as nuances de um processo – quando ele começa e quando ele termina, quem é o responsável, quais são as implicações legais e normas de conformidade e muito mais.
Com essa automatização, a empresa consegue extrair as informações mais precisas, além de estabelecer uma rotina de auditorias de conformidade, processamento e outras ações que garantem o melhor andamento de todo o fluxo.
Isso sem falar na possibilidade de acompanhar os resultados para saber se o mapeamento de processos foi eficiente. E este é processo fundamental para promover uma transformação cultural e garantir o futuro da empresa.
